Er is een nieuwe functionaliteit beschikbaar gekomen in de Vervangingstool, namelijk subdienstverbanden voor poolers en min-max'ers. Tot voor kort werd er tussen poolers en min-max'ers geen onderscheid gemaakt. Voor beiden werden geen subdienstverbanden en geen kilometerdeclaraties aangemaakt. Administratief was dat niet optimaal voor het verbijzonderen van kostenplaatsen en kilometervergoedingen moesten handmatig ingevoerd worden. Daar is nu verandering in gekomen.

Er is een aparte pagina bij de subdienstverbanden in de controle mutatielijst gekomen, die kunt u bereiken door op de blauwe knop Poolers en Min-max'ers te klikken:

Daar ziet u subdienstverbanden die gegenereerd zijn voor poolers en min-max'ers. Deze subdienstverbanden kunt u net zo inschieten als andere subdienstverbanden.
Daarnaast is er nog iets bijzonders: Op deze pagina ziet u ook zogenaamde bijvul subdienstverbanden. Deze subdienstverbanden worden automatisch gegenereerd als een pooler of min-max'er minder gewerkt heeft dan de afgesproken (minimum) Wtf in zijn/haar contract. Deze bijvul subdienstverbanden vullen dan de gewerkte Wtf aan tot het minimum, op een te specificeren kostenplaats. Deze bijvul subdienstverbanden schiet u ook in net als alle andere subdienstverbanden.
Hoeveel is bijgevuld, wordt bijgehouden op de pagina Buffers, die u kunt bereiken door op de rode knop Buffers te klikken:

Als een pooler / min-max'er meer word ingepland dan de maximum WTF die is ingevuld in zijn of haar contract, wordt er een waarschuwing bij het aangemaakte subdienstverband geplaatst. U kunt er dan zelf voor kiezen om dit subdienstverband alsnog in te schieten, of aan te passen.

Bij elk profiel van een medewerker (Vervanger/medewerker pagina -> Gegevens van een medewerker), staat een knop Dienstverbanden.

Daar kunt u per dienstverband van de betreffende medewerker, aangeven of dit om een pooler of min-max dienstverband gaat.


Als u deze gegevens niet ingevuld hebt, worden er geen subdienstverbanden voor deze pooler gegenereerd.

Als u gebruik maakt van het pooler-min-max-systeem in de vervangingstool, betaalt u poolers en min-max'ers uit per vervanging + buffer om aan hun WTF te komen. Het is daarom onwenselijk dat zij uitbetaald worden door het pooler-contract dat al in uw administratiesysteem staat. U zet dit contract daarom op 0 WTF.

Een bijvul subdienstverband is in feite een uitbetaling van het contract, waarvoor de pooler / min-max'er niet gewerkt heeft. Als u deze inschiet, houden wij daarom een teller bij van het aantal WTF dat u inschiet. Het doel hiervan is, dat u gemakkelijk bij kunt houden hoeveel extra u de pooler / min-max'er extra kunt inzetten. Als u extra ingezet heeft, verwijdert u de evenveel bijvul WTF als de extra inzet. Voorbeeld:
Scenario 1 - april
Pooler A heeft een contract voor 0,4 WTF. In april valt Pooler A de hele maand 0,2 WTF in voor afwezige medewerker B. Dit is dus 0,2 WTF minder dan de minimum contractuele WTF. Er wordt daarom een bijvul subdienstverband gegenereerd.
Administratiewijze in Profit:

• -

• 0,2 WTF contract gekoppeld aan afwezige medewerker B.

• -

• 0,2 WTF contract gekoppeld aan bijvul subdienstverband, op algemene kostenplaats

Administratiewijze in de Vervangingstool:

• -

• Na het inschieten van beide contracten, staat de bufferteller in de Vervangingstool op 0,2 WTF. (saldo van bijvul subdienstverbanden)

Scenario 1 mei
Pooler A heeft nog steeds hetzelfde contract van 0,4 WTF. In mei valt Pooler A de hele maand 0,6 WTF in voor afwezige medewerker B. Dit is 0,2 WTF meer dan de contract WTF. Om dit te compenseren, kunt u het bijvul subdienstverband van vorige maand, verwijderen uit Profit. Daarna past u de bufferteller aan in de Vervangingstool.
Administratiewijze in Profit:

• -

• 0,6 WTF contract, gekoppeld aan afwezige medewerker B

• -

• 0,2 WTF contract dat gekoppeld was aan een eerder aangemaakt bijvul subdienstverband, wordt verwijderd. Hierdoor is het gewerkte WTF na correctie met vorige maand 0,4 WTF

Administratiewijze in de Vervangingstool:

• -

• Na het verwijderen van het bijvul subdienstverband in Profit, past u het buffersaldo van Pooler A aan in de Vervangingstool. Zo hebt u altijd een actueel buffer overzicht.

Wilt u gebruik maken van dit systeem? Dan moet u de knop om naar de pooler min-max subdienstverbanden pagina te gaan, eerst zichtbaar maken. Dit doet u door in de mutatielijst te klikken op de groene knop met het tandwieltje instellingen. Daar vinkt u de Pooler min-max subdienstverbanden uitzetten optie uit. (zie afbeelding) Vervolgens klikt u op opslaan.